Jak zorganizować wydarzenie i nie zbankrutować?

Organizacja wydarzenia niesie za sobą określone koszty. W zależności od rodzaju imprezy mogą to być pojedyncze wydatki, lub budżet o sporej ilości pozycji. Jak zaplanować środki w sposób możliwie najbardziej ograniczający koszty? Planując imprezę uwzględnić należy kilka zasad.

Zabezpieczenie elementów kluczowych imprezy

Wydatki kluczowe dla istnienia eventu to takie, bez których absolutnie nie ma on szans na realizację. W każdym przypadku mogą być one różne, lecz zazwyczaj do najważniejszych należą koszty najmu odpowiedniego lokalu, menu i muzyki. Po wyodrębnieniu wydatków kluczowych, można przystąpić do planowania kosztów pozostałych.

Dzielenie obowiązków, angażowanie gości

Sposobem na oszczędności jest angażowanie gości do współpracy mającej na celu ograniczanie kosztów. Przykładem może być wspólne przygotowanie jedzenia – każdy z gości może przynieść jedno danie w ilości przewidzianej po porcji dla każdego uczestnika. Może ktoś jest właścicielem sprzętu grającego i może go za darmo wypożyczyć? Warto sporządzić listę elementów obciążających budżet eventu i udostępnić go uczestnikom. Wspólna organizacja dodatkowo jednoczy uczestników.

Poszukiwanie najlepszych ofert i rzeczy używanych

Do zorganizowania imprezy warto wykorzystać przedmioty używane, lub wypożyczane. W wielu miastach działają wypożyczalnie mebli (stołów i krzeseł), obrusów czy dekoracji. Wypożyczyć można także dekoracje z lampkami led ułożonymi w pożądany napis. Nieraz warto rozważyć zakup określonych elementów niezbędnych na imprezie, lecz po jej zakończeniu odsprzedać je. Dzięki temu uzyskać można spore oszczędności. Drobiazgi do zużycia można kupić na zagranicznym portalu azjatyckim, lecz w tym przypadku uwzględnić trzeba długi czas oczekiwania na doręczenie przesyłki.

Sponsoring

Znalezienie sponsora nie musi wiązać się z uzyskaniem środków finansowych. Warto szukać sponsorów nawet dla dużo mniejszych imprez. Formy współpracy są w tym przypadku nieograniczone. Możliwe, że w zamian za użyczenie określonego sprzętu zakupimy określoną część wyposażenia lub skorzystamy z usług zaprzyjaźnionej z użyczającym firmy cateringowej. Sposoby na pozyskanie nawet drobnych oszczędności dzięki sponsoringowi są w zasadzie nieograniczone. Ważny jest pomysł.

Reasumując można zorganizować event, nie wydając przy tym zbyt wiele. Trzeba jednak wykazać się kreatywnością w poszukiwaniu oszczędności i skrupulatnością w planowaniu i późniejszym wydawaniu, zgodnie z planem.